Faq

1. Cosa significa whistleblowing?

Con il termine whistleblowing (che significa, letteralmente, soffiare nel fischietto, come fa l’arbitro quando segnala un fallo) si intende la procedura tramite la quale un soggetto interessato (es. dipendente, cliente, fornitore), c.d. whistleblower, può segnalare illeciti o comportamenti corruttivi commessi all’interno dell’Azienda, di cui sia venuto direttamente a conoscenza in ragione del proprio rapporto di lavoro.

2. Chi può segnalare (c.d. whistleblower)?

Le segnalazioni possono essere inoltrate da qualsiasi dipendente di AMI SPA, nonché da collaboratori, consulenti, professionisti e lavoratori e collaboratori delle imprese fornitrici di beni e servizi.

La presente procedura si applica altresì alle persone segnalanti qualora segnalino o divulghino informazioni sulle violazioni acquisite nell’ambito di un rapporto di lavoro nel frattempo terminato, nonché alle persone segnalanti il cui rapporto di lavoro non sia ancora iniziato, nei casi in cui le informazioni riguardanti una violazione siano state acquisite durante il processo di selezione.

Non possono effettuare segnalazioni soggetti diversi da quelli sopra indicati, ivi inclusi, ad esempio, i rappresentanti di organizzazioni sindacali.

3. Cosa può essere segnalato?

Le condotte illecite che possono essere segnalate sono molteplici, non esiste una lista tassativa.

Può costituire oggetto di segnalazione qualsiasi azione od omissione, commessa o tentata, che sia, a titolo esemplificativo e non esaustivo:

• penalmente rilevante;
• posta in essere in violazione dei Codici di comportamento, del Codice etico o di altre disposizioni normative sanzionabili in via disciplinare;
• suscettibile di arrecare un pregiudizio all’immagine di AMI SPA;
• suscettibile di arrecare un danno patrimoniale ad AMI SPA;
• suscettibile di arrecare un danno alla salute o alla sicurezza dei dipendenti, utenti e cittadini o di arrecare un danno all’ambiente;
• suscettibile di arrecare un pregiudizio agli utenti o ai dipendenti o ad altri soggetti che svolgono la loro attività presso AMI SPA.

Possono formare altresì oggetto di segnalazione attività illecite non ancora compiute, ma che il whistleblower ritenga ragionevolmente che possano verificarsi, sulla base di elementi precisi e circostanziati.

4. Cosa non può essere segnalato?

Non sono invece meritevoli di tutela e sono pertanto escluse dalla presente procedura:

• le rimostranze di carattere personale, rivendicazioni o richieste del segnalante che attengono alla disciplina del rapporto di lavoro o ai rapporti con superiori gerarchici o colleghi;
• le segnalazioni fondate su meri sospetti o voci.

5. A chi viene inoltrata la segnalazione?

Le segnalazioni vengono recapitate all’ODV (Organismo Di Vigilanza), che è un organo collegiale esterno all’Azienda, composto (per il triennio 2022-2025) dal Dott. Mario Tombari e dagli Avv.ti Raffello Tomasetti e Cinzia Fenici.

I membri dell’ODV, in quanto destinatari unici delle segnalazioni, si intendono “incaricati del trattamento dei dati personali” secondo le disposizioni D.Lgs. n. 196/03 e s-m-i- e del GDPR 679/2016, e sono tenuti alla trattazione della segnalazione:

– in osservanza ai criteri di riservatezza;

– nel pieno rispetto delle misure di sicurezza, custodendo e controllando i dati oggetto di trattamento in modo da evitare rischi, anche accidentali, di distruzione, perdita, accesso non autorizzato o trattamento non consentito.

6. Come deve essere effettuata la segnalazione?

Le segnalazioni risultano uno strumento efficace di prevenzione della commissione di illeciti solo se sono precise, complete e verificabili tempestivamente e con facilità dall’ODV, e se contengono elementi utili ad accertare la fondatezza di quanto segnalato.

Le segnalazioni, quindi, devono contenere, preferibilmente, i seguenti elementi:

1. a) generalità del soggetto che effettua la segnalazione, con indicazione della posizione o funzione svolta nell’ambito di AMI SPA;
2. b) una chiara e completa descrizione dei fatti oggetto di segnalazione, con indicazione, se conosciute, delle circostanze di tempo e di luogo e dei modi con cui si è realizzata la presunta condotta illecita;
3. c) se conosciute, le generalità o altri elementi che consentono di identificare il soggetto/i che ha/hanno posto/i in essere i fatti segnalati;
4. d) l’indicazione di eventuali altri soggetti che possono riferire sui fatti oggetto di segnalazione;
5. e) l’indicazione di eventuali documenti che possono confermare la fondatezza di tali fatti;
6. f) ogni altra informazione che possa fornire un utile riscontro circa la sussistenza dei fatti segnalati.

La segnalazione deve essere effettuata in coscienza e buona fede e non deve assumere toni ingiuriosi o contenere offese personali o giudizi morali volti a offendere o ledere l’onore e/o il decoro personale e/o professionale della persona o delle persone a cui i fatti segnalati sono asseritamene attribuiti.

Si specifica che eventuali segnalazioni effettuate con dolo o colpa grave che si siano rivelate poi infondate sono sanzionate dal punto di vista disciplinare ed espongono inoltre il segnalante a responsabilità penale (ad es. per calunnia o diffamazione).

Le segnalazioni devono altresì essere tempestive, al fine di consentire una immediata istruttoria da parte dell’O.D.V.

7. Dove vanno indirizzate le segnalazioni?

Le segnalazioni possono essere inviate:

– in forma libera, su normale foglio cartaceo recapitato in plico chiuso intestato a ODV c/o lo studio dell’Avv. Cinzia Fenici, membro ODV, sito in VIA CASTELFIDARDO 3 – 61121, PESARO (PU);

– via PEC, all’indirizzo amispa.odv@pec.it;

– via mail, all’indirizzo odvami.segnalazioni@gmail.com;

– tramite piattaforma, dall’indirizzo https://www.amibus.it/whistleblowing/, al quale è reperibile un link per effettuare la segnalazione telematica, senza necessità di registrazione, autenticazione o indicazione delle generalità del segnalante (che può scegliere se rimanere anonimo o identificarsi). All’esito dell’inoltro, i dati della segnalazione (unitamente agli eventuali documenti allegati) vengono automaticamente inviati esclusivamente all’ODV.

8. La segnalazione può essere anonima?

Sì, la segnalazione può essere anonima. Naturalmente, l’anonimato potrebbe non consentire la puntuale verifica, da parte dell’ODV, della fondatezza di quanto segnalato, sì che le segnalazioni anonime saranno rimesse alla libera ed autonoma valutazione dell’ODV.

9. Come viene gestita la segnalazione dall’ODV?

Una volta ricevuta la segnalazione, l’ODV comunica al segnalante (se non anonimo) l’avvio del procedimento di istruttoria. Ove necessario e possibile, l’ODV può convocare, naturalmente fuori dalle sedi aziendali, il segnalante per richieste di chiarimenti e/o approfondimenti.

Nel corso dell’istruttoria, sempre con garanzia dell’identità del segnalante, l’ODV può:

– richiedere notizie agli uffici e dipendenti interessati;

– acquisire ogni tipo di informazione e documentazione attinente all’oggetto della segnalazione;

– ascoltare tutti i soggetti che possono fornire informazioni utili all’accertamento dei fatti;

– procedere alla audizione del segnalante, se richiesta da quest’ultimo o ritenuta necessaria.

La procedura di valutazione della segnalazione deve essere avviata e conclusa nel più breve tempo possibile, al fine di prevenire il rischio che il perdurare delle violazioni produca ulteriori pregiudizi per AMI SPA.

Il procedimento di valutazione della segnalazione da parte dell’ODV deve concludersi in ogni caso non oltre i 60 giorni dal ricevimento della stessa, fatta salva la necessità di interruzioni e/o di motivate proroghe in considerazione della complessità della vicenda.

Gli esiti dell’istruttoria possono, dunque, essere i seguenti:

– segnalazione archiviata per infondatezza; nel caso l’infondatezza sia derivante da dolo o colpa grave del segnalante, può venir avviato apposito procedimento disciplinare.

– segnalazione accolta e inviata a uno o più dei seguenti soggetti in relazione ai profili d’illiceità/irregolarità riscontrati:

– DG e Ufficio HR per procedimenti disciplinari;

– ANAC;

– Autorità Giudiziaria.

10. Di quali tutele gode il segnalante?

L’identità del whistleblower deve essere protetta dall’ODV in ogni contesto successivo alla segnalazione, al fine di evitare possibili misure discriminatorie nei suoi confronti.

La tutela del segnalante non è garantita nel caso in cui sia accertata, anche in primo grado, la responsabilità penale del segnalante stesso per i reati di calunnia o diffamazione o altri reati commessi con la segnalazione ovvero in caso di responsabilità civile, per lo stesso titolo, nei casi di dolo o colpa grave.

L’ODV deve, pertanto, garantire la totale riservatezza circa l’identità del soggetto segnalante. La violazione dell’obbligo di riservatezza è causa di revoca dell’incarico ai membri dell’ODV nonché fonte delle ulteriori forme di responsabilità previste dall’ordinamento.

L’identità del segnalante può essere rivelata quando è presente il consenso del segnalante medesimo.

11. In cosa consiste il divieto di discriminazione del segnalante?

Il segnalante non può essere raggiunto da misure discriminatorie o ritorsive (ad es. azioni disciplinari ingiustificate, licenziamenti, trasferimenti di sede, emarginazione professionale, mutamento di mansioni, pressioni che determinino condizioni di lavoro non tollerabili) collegate direttamente o indirettamente alla segnalazione effettuata.

Il dipendente che ritiene di essere sottoposto a comportamenti discriminatori per il fatto di aver effettuato una segnalazione di illecito:

• può dare notizia circostanziata dell’avvenuta discriminazione all’OdV, il quale valuta la sussistenza degli elementi per effettuare agli organi/strutture competenti la segnalazione di quanto accaduto, per le eventuali azioni di competenza;
• può darne notizia al superiore del dipendente che ha operato la discriminazione, e/o al proprio superiore e/o alla Direzione Generale, affinché valutino l’opportunità/necessità di adottare atti o provvedimenti opportuni;
• può dare notizia dell’avvenuta discriminazione all’organizzazione sindacale alla quale aderisce, per le azioni di competenza.

Gli atti discriminatori o ritorsivi eventualmente adottati dall’Azienda sono nulli. In particolare, il licenziamento ritorsivo o discriminatorio del soggetto segnalante è nullo e sono altresì nulli il mutamento di mansioni nonché qualsiasi altra misura ritorsiva o discriminatoria adottata nei confronti del segnalante. È onere dell’Azienda, in caso di controversie legate all’irrogazione di sanzioni disciplinari, o a demansionamenti, licenziamenti, trasferimenti, o sottoposizione del segnalante ad altra misura organizzativa avente effetti negativi, diretti o indiretti, sulle condizioni di lavoro, successivi alla presentazione della segnalazione, dimostrare che tali misure sono fondate su ragioni estranee alla segnalazione stessa.

12. Il segnalante è responsabile di quanto segnalato?

Il segnalante è personalmente responsabile di eventuali dichiarazioni calunniose o diffamatorie contenute nelle proprie segnalazioni, ai sensi del codice penale (artt. 368 e 595 c.p.) e dell’art. 2043 c.c. Sono altresì fonte di responsabilità, in sede disciplinare e nelle altre competenti sedi, eventuali forme di abuso dell’istituto del whistleblowing, quali le segnalazioni manifestamente opportunistiche e/o effettuate al solo scopo di danneggiare il segnalato e/o altri soggetti, ed ogni altra ipotesi di utilizzo improprio o di intenzionale strumentalizzazione del whistleblowing.

Qualora a séguito degli accertamenti interni effettuati da parte dell’ODV la segnalazione risulti manifestamente infondata ed effettuata per finalità opportunistiche o al solo scopo di danneggiare il segnalato o altri soggetti, l’ODV segnala l’esito degli accertamenti agli organismi competenti per i provvedimenti di competenza, anche con riguardo alla responsabilità disciplinare a carico del segnalante. Eventuale specifico provvedimento disciplinare erogato nei confronti del segnalato, non sarà oggetto di comunicazione al segnalante.